作为社会工作者,无可避免会开展各类型的活动,任一活动都需要进行分析总结,对活动进行评鉴,本文在此介绍如何进行活动复盘。

在商业领域,对于“复盘”并不陌生,复盘囊括了活动整个过程,包括准备阶段、策划阶段以及执行阶段。一个项目无论执行得成功与否,都必须要进行复盘,复盘后获取的经验将能够成为组织宝贵的过程资产。

那么到底复盘应当如何做?

 

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第一步——寻根溯本:回顾活动目标

 

活动/项目目标是我们最应当关注的部分,当做复盘时首要做的就是拿出当初设定的目标,用以对照。建议可以将活动/项目目标写在大白纸或白板上,让参与复盘的每个成员都能清晰看到。

写下“活动/项目目标”后,我们同时要看到,当初设定计划时,我们设定的目标衡量指标。目前在不同的服务文书中都会看到这类型的内容,有的组织会使用“衡量指标”,有的组织会使用“评测方法”或“评鉴计划”等,以上核心的内核是“在计划时,我们预计采用什么方式来评估目标的实现”。这个信息也需要在复盘时一并回顾。

 

1.活动/项目目标:XXX

(如:提升活动参与者对于复盘工作的认知)

2.衡量指标:XXX

(如:80%的参与者都提升了认知,其中50%的参与者会尝试在实际工作中使用)

3.评估方法:XXX

(如:认知度可通过现场的反馈表,了解信息接收情况,实际应用情况可通过一周后的电访回顾)

 
 

 

 
 
举例

以我们平时熟知的“祖孙”小组为例,如何开展小组结束后的复盘?首先需要明确小组的目标、衡量指标以及评估方法。

小组目标:推动祖孙双方对于彼此认识,理解对方想法并尝试接纳对方意愿。

衡量指标:参与活动的祖孙双方都增加了认识(主要在日常喜好、生活习惯、过往经历);其中60%的参与者表示更了解彼此想法,并愿意尝试接受;彼此关系更加融洽了,当有争吵时也能够理性处理。

评估方法:现场反馈表;社工观察;个别访谈。

 

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第二步——对照计划:评估活动效果

 

在明确了目标和衡量指标之后,我们需要做的就是将执行后情况罗列。

 

1.活动/项目目标:XXX

(如:提升活动参与者对于复盘工作的认知)

2.衡量指标:XXX

(如:80%的参与者都提升了认知,其中50%的参与者会尝试在实际工作中使用)

3.评估方法:XXX

(如:认知度可通过现场的反馈表,了解信息接收情况,实际应用情况可通过一周后的电访回顾)

4.实际情况:

86%的参与者提升了认知,但一周后的电访了解仅有20%的参与者尝试应用于实践。

 
 

 

 
 

继续沿用上述的例子

实际情况是:6对祖孙都反馈增加了彼此的认识,在反馈问卷中都表示关系增长了。

 

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第三步——深入分析差异

 

罗列了计划与实际情况后,下一步我们就要对之间的落差进行对比,发现差距。

 

1.活动/项目目标:XXX

(如:提升活动参与者对于复盘工作的认知)

2.衡量指标:XXX

(如:80%的参与者都提升了认知,其中50%的参与者会尝试在实际工作中使用)

3.评估方法:XXX

(如:认知度可通过现场的反馈表,了解信息接收情况,实际应用情况可通过一周后的电访回顾)

4.实际情况:

86%的参与者提升了认知,但一周后的电访了解仅有20%的参与者尝试应用于实践。

5.差距(目标实现情况描述):

参与者对于复盘工作的认知度有所提升,符合目标期望。但转化使用程度并不如当初设定。(原定50%能使用,如今只有20%使用)

 
 
 
 
案例

差距(目标实现情况描述)

参与活动的祖孙双方都增加了认识(主要在日常喜好、生活习惯、过往经历);据社工观察,大部分参与者关系更加融洽,但暂时无法了解是否“当有争吵时也能够理性处理。”

 

发现差距后,我们需要对差距产生的原因进行分析讨论,在这时候“头脑风暴法”即可以被使用,鼓励参与复盘的成员积极思考,思考时可遵守框架设计评估-执行评估”层次进行。

 

产生差距的原因

层次

设计评估

执行评估

含义

在活动/项目设计时,好的地方和需要改善之处

在活动/项目执行(包括准备及现场)时,好的地方和需要改善之处

举例

好的地方:

目标设定从认知度和应用程度两个层次考量,比较综合。

需要改善之处:

应用程度的考量时间在一周后,太短导致大部分参与者都来不及将学习到的知识进行应用。

好的地方:

……

需要改善之处:

……

上述案例中,产生差距的原因:

可能是当时衡量指标设定得不好?因为从活动现场其实也难以马上有争吵可以出现,然后被衡量;又或者是“理性”解决这件事也难以判断,也许双方一直都认为自己是“理性解决“的,这个指标就设定得不合适了。

也可能是评估方法不合适,如果是想要对“行为“(争吵后理解解决)的考量,可以更加考量更长时间的评估方法,例如半月后回访。

 

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第四步——导出经验总结

 

通过以上三步的讨论后,最后一步就是对得出的经验及反思进行进一步思考,并尝试将反思形成“组织经验手册”,给后续工作提供借鉴作用。

对于社会工作者而言,我们都习惯于做各类型总结,“反思”能力自学校教育便一直被强调,但反思后如何形成改变,真正做到学以致用?

 

01

让成员将复盘的信息,自行消化并整理成为自己的内容。

很多时候,复盘是一个团队开展的,而开展后即会有一名成员代表大家将复盘的信息作出记录,记录可能会被用于该项活动的总结文书也可能会被作为会议记录存档。但这里提出的是,每位参与复盘的成员都需要将信息进行自我的转化,最好能够形成改善计划(具体到改善时间、步骤及目标),才可进一步将经验效用发挥更大。

02

定期回顾,注重积累。

每个项目/活动后能够进行复盘,已经是难能可贵,但更为重要的是,组织团队需要定期对这些复盘信息进行定期回顾,可以尝试建立定期的回顾会议,推动成员对于复盘信息有更加深刻理解,或建立团队内部互助支持系统,通过团队成员之间对于改善计划的督促,改善活动的整体开展。

TIPS:
 

避免跑题的“停车场”!

往往,当我们在讨论实际与计划差异的时候,团队成员就会开始有各种各样的想法和困扰出现,每当这时候如果我们顺着新的想法开展讨论,会议就会不知不觉间开始跑题,因此在这里介绍一个避免跑题的工具:停车场(PA)。

 

停车场的使用步骤:

1.在显眼的地方放置一张大白纸,写着PA。

2.当出现偏离讨论主旨的意见时,就在得到发言人的允许后先记录在PA上,之后再回到原本讨论中。

3.专门安排时间,讨论PA上记录的内容。

4.若有人重复提及同一件事,主持人则可以在PA记录上敲几下用以提醒。

 

“停车场”工具参考书籍:由森 时彦 引导工具箱研究会着的《引导工具箱》